Em julho de 2020, a Portugs, empresa portuguesa de operações portuárias do Grupo Sousa, fez uma mudança inovadora em suas operações para simplificar um processo manual trabalhoso e melhorar a comunicação com seus agentes. Usando uma integração entre o Helm CONNECT e seu email client existente, Mailgun, a Portugs agora envia emails de confirmação de ordem de serviço automaticamente assim que os trabalhos são agendados. Essa mudança – que melhorou a comunicação com seus agentes e reduziu erros drasticamente – permite que a Portugs fature com mais rapidez, potencializando assim sua receita de faturamento e melhorando seu fluxo de caixa.
Quando a Portugs mudou de proprietário em Janeiro de 2020, o seu Gerente de Operações, Rui Rolo, ficou com a tarefa de escolher um novo sistema para gerenciar suas operações. Durante a sua pesquisa, Rui encontrou pouquíssimos sistemas que pudessem oferecer uma solução completa para o reboque portuário, até se lembrar do Helm CONNECT . Nosso software o impressionou com sua potência e flexibilidade, tornando sua decisão clara. “O sistema é simples de usar e muito personalizável”, disse Rui. “Depois de entender a lógica por trás dele, você pode fazer quase tudo sem ter que solicitar mudanças aos desenvolvedores.”
No início de 2020, Rui começou a trabalhar com nossa equipe latino-americana para implementar o Helm CONNECT na Portugs. No início do projeto, Rui explicou que um dos seus maiores problemas era a deficiência na comunicação com os agentes e clientes locais, “Os clientes ligarão para o agente local para agendar um trabalho e o agente entrará em contacto conosco para agendar. Se houver um mal-entendido entre nós e o agente ou o cliente, nunca saberemos quem está falando a verdade, porque não há confirmação por escrito do que foi discutido. Frequentemente, isso leva à perda de tempo e receita. Tentamos enviar emails aos agentes após nossa ligação para confirmar os detalhes, mas quando tínhamos vários trabalhos com agentes diferentes, era muito complicado gerenciar esse processo manual.” Nosso Gerente de Contas, Diego Vasquez, apresentou uma solução para o problema do Rui e, após algumas pesquisas e testes, eles puderam aprimorar as regras comerciais no Helm CONNECT Jobs e fazer uma integração com a Portugs’ email client, Mailgun, para obter informações das ordens de serviço do Helm CONNECT e enviar emails de confirmação automaticamente para os agentes.
Para os operadores da Portugs, o novo fluxo de trabalho foi fácil de aprender porque as etapas eram idênticas às anteriores. Eles ainda agendam o trabalho por telefone com o agente e colocam os detalhes na tela da ordem de serviço no Helm CONNECT, mas agora, em vez de escrever um email de confirmação para o agente após cada chamada, eles simplesmente selecionam a opção “1” em um campo personalizado na ordem de serviço chamado “email” e deixam as regras comerciais no Helm CONNECT fazerem o resto. Na Portugs, “1” significa “agendamento confirmado”, então quando é selecionado no campo email, a regra comercial puxa os dados da tela da ordem de serviço e envia um email de confirmação de agendamento para o agente listado. Caso sejam solicitadas alterações, o operador simplesmente volta à ordem de serviço e atualiza o campo email selecionando a opção “2”, que significa “alteração de agendamento”, acionando outro email a ser enviado ao agente com os dados atualizados.
A Portugs tem usado a integração entre Helm CONNECT e Mailgun desde julho de 2020 e está funcionando perfeitamente desde então. “Este novo processo já nos permitiu economizar dinheiro”, nos contou Rui. “Houve algumas vezes em que o agente nos ligou para dizer que enviamos um rebocador extra ou chegamos mais cedo, mas com o email de confirmação podemos provar rapidamente que a ordem de serviço não foi para isso e nenhuma alteração foi solicitada. Antes desses emails, não podíamos provar nada, então perdíamos receita. Agora, os erros raramente ocorrem, mas, quando acontecem, são resolvidos rapidamente. De modo geral, a implementação desse processo reduziu os erros e nos permitiu faturar mais rápido. Ele maximizou nosso faturamento e melhorou o fluxo de caixa geral da empresa.”
“Acho que os agentes também se beneficiam da comunicação adicional que os emails fornecem. Uma vez, nosso operador esqueceu de atualizar o campo de email para acionar o email de confirmação e recebemos uma ligação preocupada do agente pensando que havia um problema”, Rui continuou. “Os agentes estão sempre muito ocupados, portanto, ter essa confirmação por email como parte do processo evita que gastem muito tempo resolvendo problemas devido a falhas de comunicação em torno de uma ordem de serviço.” Ter os detalhes em um email também permite aos agentes encaminhá-los rapidamente para os clientes, reiterando ainda mais as informações e aumentando a comunicação e a transparência entre todas as partes envolvidas.
A Portugs está muito feliz com os resultados que estão vendo, bem como com o suporte contínuo que recebem da equipe da Helm. De acordo com Rui, “o apoio e a comunicação que recebemos do Diego e da equipe no Brasil tem sido incrível. Ele veio passar uma semana em Lisboa e, depois disso, estamos sempre conversando online. Mesmo agora, temos um grupo no Whatsapp e sempre que preciso de algo deles, eu mando uma mensagem e eles sempre respondem rapidamente.”
Olhando para o futuro, Rui está animado em continuar trabalhando com a Helm, “Neste momento, temos sistemas separados para tudo. Helm CONNECT para operações, outro para manutenção, outro para folha de pagamento e assim por diante. Agora que vi a eficiência do Helm CONNECT, quero me concentrar em eliminar sistemas desnecessários e mudar coisas como nossa manutenção e tripulação para o Helm CONNECT. ”
Agradecemos ao Rui e a Portugs por partilharem a sua história. Se você gostaria de saber mais sobre nossas opções de integração ou ver como você pode utilizar o potencial das regras comerciais do Helm CONNECT para maximizar sua receita de faturamento, entre em contato com nossa equipe hoje – adoraríamos te ajudar!
