Introducción
Covid-19, algunas olas, variantes… No es ninguna novedad el reto que fue, y sigue siendo, para todos nosotros vivir desde que el Covid-19 apareció en nuestras vidas. Hoy pasado más de un año de la fase más crítica tenemos la oportunidad de compartir cómo PSA Marine Perú realizó un proyecto para automatizar el seguimiento de casos del Covid-19, aun cuando ni siquiera sabía la extensión del problema.
PSA Marine Perú ofrece servicios de remolcaje, practicaje y lanchas para las operaciones con embarcaciones mercantes, así como operaciones subacuáticas y de mantenimiento de instalaciones en mar. Opera en 10 puertos en Perú, uno de los países de Latino América más golpeados por la pandemia. PSA Marine Perú que ya cuenta con la suite completa del Helm CONNECT desde hace 3 años, hizo uso de la herramienta para salir adelante.
Encabezado por Jorge Vidal, actual Gerente de QHSSE (Quality, Health, Safety, Security and Environment), el proyecto tenía el objetivo de automatizar el monitoreo de los casos del Covid-19 de su personal, alrededor de 600 colaboradores, utilizando el módulo Conformidad del Helm CONNECT. Jorge nos contó la trayectoria del proyecto en una placentera entrevista.
El problema
Era necesario adaptarse rápidamente y responder a nuevas reglamentaciones, entregar reportes, hacer seguimiento de casos nuevos, saber la evolución de cada uno de esos casos y varios detalles adicionales.
Los riesgos no eran menores. Además de riesgos de cumplimento legal que podría originar multas, estaba el riesgo operativo de que toda una tripulación en una sola embarcación se infectara, siendo necesario desembarcarlos y conseguir nuevos tripulantes que estuviesen habilitados para ocupar la embarcación. El seguimiento era importante para tener identificado quienes han estado con la enfermedad, quienes no, en qué momento la tuvieron, cuando se recuperaron, y quienes estaban disponibles para poder tripular las embarcaciones.
Por la naturaleza de su negocio, PSA Marine Perú cuenta con un equipo de salud ocupacional, compuesto por un médico y dos enfermeras, quienes ocupan gran parte de su tiempo para dedicarse a la pandemia.
La idea y la configuración
“Después de entender el proceso natural del Covid, había que poner las ideas en orden y poder exponerlas al equipo de Helm. La gran mayoría de los formularios fueron creados por el equipo de Helm teniendo muchos inputs de todo nuestro equipo como PSA. Nosotros les mostramos el reporte ideal, lo que nosotros teníamos en mente, Helm lo hizo realidad conectándolo a la herramienta” afirmó Jorge.
“…como usuarios sabíamos cómo crear un formulario, como crear un reporte, sabíamos cómo conectar el formulario al reporte, pero lo que no sabíamos era como enlazar un formulario con otro, o que el reporte tenga información de dos o más formularios distintos.” dijo Jorge contestando a la pregunta de “por qué contactó al equipo de Helm para emprender el proyecto?”.
Al princípio el equipo de seguridad y salud intentó hacer el seguimiento de la forma tradicional: usando Excel; pero querían automatizar algunas funciones, mantener la información ordenada y tener un registro histórico, y eso era prácticamente imposible de forma manual.
Cómo funciona
Fueron creados varios formularios que alimentan un reporte que es enviado semanalmente a nuestra casa matriz en Singapur. “Para nosotros también es importante poder darles esta información puntualmente y de forma clara”, dijo Jorge. Los formularios creados:
- Declaración de Salud – Los trabajadores antes de visitar cualquier instalación de la empresa, sea una embarcación, oficina o, un almacén, deben completar esta ficha para indicar cuál es su estado de salud. Ese es un requisito legal. Tiene la funcionalidad de un certificado y tiene una vigencia de 14 días.
- Solicitud de prueba de PCR – Todos los trabajadores, para que se les haga una prueba de descarte, deben llenar primero el formulario. Sirve para saber la cantidad de pruebas realizadas y llevar el control de los costos relacionados. También sirve para enviar la información que el laboratorio necesita para procesar la prueba. “Antes hacíamos con un Excel. Cada trabajador llenaba sus datos y acá consolidábamos esa información, la poníamos en un correo y la enviábamos. Ahora simplemente copiamos el cuadro del reporte y lo pegamos para que lo mande. De por sí, la información personal necesaria ya está en los formularios o en la base de datos de Helm. Ya no tenemos que consolidar nada”, dijo Jorge.
- Registro de caso positivo – Ese formulario sirve para que los registros pasen a una siguiente etapa cuando un trabajador haya sido diagnosticado con COVID.
- Seguimiento diario a los casos positivos – El seguimiento diario sirve para saber cómo está evolucionando el paciente y tener la expectativa de cuándo va a ser incorporado o si lamentablemente el caso se estuviera complicando.
- Desenlace del caso – Sirve para que lo retiremos del seguimiento. El desenlace podía ser la recuperación total o algún caso no deseado de complicaciones mayores.
Los resultados/Reflexión
Jorge dijo que el mayor beneficio que PSA Marine Perú ha obtenido del proyecto es poder dedicarse nuevamente a sus funciones cotidianas sin que la pandemia ocupe la mayor parte de la jornada laboral. El proyecto les ha reducido horas de dedicación en la elaboración de los reportes y de esta manera los trabajadores del área de salud se pueden encargar de cumplir el resto de sus responsabilidades.
Preguntamos a Jorge qué le parece lo fácil que es actualizar el reporte. La respuesta fue: “Tan fácil como apretar un botón”. “Evidentemente no es magia, el trabajador tiene que llenar el formulario.”
Y cuando se le preguntó por qué quiso hacer un seguimiento tan detallado da las cosas, más allá de lo que fue requerido desde la perspectiva de cumplimiento, Jorge contestó: “Lo principal es que consideramos que cada trabajador es sumamente importante en la organización y queríamos nosotros mismos tener la seguridad de que estamos cumpliendo con todos los requisitos para tener un cuidado de cada uno de ellos.”
Mirando hacia adelante
Jorge dijo que está bastante satisfecho con el resultado y se ha animado en hacer algunas otras cosas aprovechando los beneficios que han podido aprender de este proyecto y está ansioso de poder compartir con nosotros algunas otras ideas hechas realidad (próximamente). Han tenido 2 auditorías externas que han revisado este flujo y el proyecto les llama la vista a los auditores quienes felicitaron al equipo por el trabajo que se hizo y la forma en cómo viene sosteniéndose.
Sobre el valor añadido que ha aportado Helm a su organización Jorge dijo: “La agilidad en nuestros procesos, es lo principal… hay brechas por cerrar, pero es algo que yo creo que nunca deberíamos dejar de tener. Las brechas están ahí justamente porque identificamos nuevas formas de hacer las cosas o maneras distintas de hacerlas mejor.
A la pregunta: ¿Qué le diría a cualquiera que esté considerando trabajar con Helm? ¿Lo recomendarías? ¿Por qué o por qué no? Jorge contestó: “Definitivamente sí, lo recomendaría. Un hecho, es muy fácil de usar, es muy amigable, muy intuitivo, muy versátil también para integrarse con otros sistemas, por eso sí.” ¡Y acentuó que la parte favorita de trabajar con el equipo de Helm es la gente, dijo que somos muy divertidos!
Jorge dijo que el mayor desafío fue hacer un proyecto en base a algo que no conocían, pero afirmó: “sin embargo, lo superamos trabajando en equipo y poniéndonos en la mayor cantidad de situaciones posibles.”
Agradecemos a PSA Marine Perú y a Jorge por compartir esa experiencia con nosotros y permitirnos ser parte de ese equipo.
