04 Feb 2022
Jaiane Moraes
Business Development

Introdução 

Covid-19, algumas ondas, variantes… Não é nenhuma novidade o desafio que foi, e continua sendo, para todos nós vivermos desde que o Covid-19 apareceu nas nossas vidas. Hoje, mais de um ano após a fase mais crítica, temos a oportunidade de compartilhar como a PSA Marine Peru realizou um projeto para automatizar o acompanhamento de casos de Covid-19, mesmo sem saber a extensão do problema. 

A PSA Marine Peru oferece serviços de reboque, praticagem e lanchas para operações com navios mercantes, bem como operações submarinas e manutenção de instalações no mar. Opera em 10 portos no Peru, um dos países latino-americanos mais atingidos pela pandemia. A PSA Marine Peru, que já possuía o pacote completo do Helm CONNECT há 3 anos, usou a ferramenta para seguir adiante. 

Liderado por Jorge Vidal, atual Gerente de QHSSE (Quality, Health, Safety, Security and Environment), o projeto teve como objetivo automatizar o monitoramento de casos do Covid-19 de sua equipe, cerca de 600 colaboradores, utilizando o módulo Conformidade do Helm CONNECT. Jorge nos contou sobre a trajetória do projeto em uma agradável entrevista. 

O problema 

Era necessário se adaptar e responder rapidamente a novas regulamentações, entregar relatórios, acompanhar novos casos, monitorar a evolução de cada um desses casos e vários detalhes adicionais. 

Os riscos não eram menores. Além de riscos legais que poderiam levar a multas, havia o risco operacional de que toda a tripulação de uma embarcação fosse infectada, sendo necessário desembarcar e obter novos tripulantes autorizados a ocupar a embarcação. O acompanhamento foi importante para identificar quem teve a doença, quem não teve, quando teve, quando se recuperou e quem estava disponível para tripular os barcos. 

Pela natureza de seu negócio, a PSA Marine Peru conta com uma equipe de saúde ocupacional, composta por um médico e duas enfermeiras, que passam grande parte do tempo lidando com a pandemia.

A ideia e a configuração 

“Depois de entender o processo natural do Covid, foi necessário colocar as ideias em ordem e poder expô-las à equipe da Helm. A grande maioria dos formulários foi criada pela equipe da Helm com muitos inputs de toda a nossa equipe como PSA. Mostramos a eles o relatório ideal, o que tínhamos em mente, e a Helm tornou realidade conectando-o à ferramenta”, disse Jorge. 

“…como usuários sabíamos como criar um formulário, como criar um relatório, sabíamos como conectar o formulário ao relatório, mas o que não sabíamos era como vincular um formulário a outro, ou que o relatório tenha informações de dois ou mais formulários diferentes”. disse Jorge respondendo à pergunta “por que você entrou em contato com a equipe da Helm para realizar o projeto?”. 

A princípio a equipe de saúde e segurança tentou fazer o monitoramento da forma tradicional: utilizando o Excel; mas eles queriam automatizar algumas funções, manter as informações organizadas e ter um registro histórico, e isso era praticamente impossível manualmente. 

Como funciona 

 Foram criados vários formulários que alimentam o relatório que é enviado semanalmente para nossa sede em Cingapura. “Para nós também é importante poder entregar esta informação pontualmente e de forma clara”, disse Jorge. Os formularios criados: 

  1. Declaração de Saúde Antes de visitar qualquer instalação da empresa, seja uma embarcação, escritório ou armazém, os trabalhadores devem preencher este formulário para indicar seu estado de saúde. Isso é uma exigência legal. Funciona como um certificado e é válido por 14 dias. 
  2. Solicitação de teste de PCR – Todos os trabalhadores que necessitam realizar um teste, devem primeiro preencher o formulário. Ele serve para monitorar a quantidade de testes realizados e os custos relacionados. Serve também para enviar as informações que o laboratório precisa para processar o teste. “Antes fazíamos com Excel. Cada trabalhador preenchia seus dados e aqui nós consolidamos essa informação, colocávamos em um email e enviávamos. Agora basta copiar o quadro do relatório, colar e enviá-lo. Por si só, as informações pessoais necessárias já estão nos formulários ou no banco de dados do Helm. Não temos mais que consolidar nada”, disse Jorge. 
  3. Registro de caso positivo – Este formulário é usado para que os registros passem para a próxima etapa quando um trabalhador é diagnosticado com COVID. 
  4. Acompanhamento diário de casos positivos – O acompanhamento diário serve para saber como o paciente está evoluindo e ter uma estimativa de quando será incorporado ou se infelizmente o caso está se complicando. 
  5. Desfecho do caso – É utilizado para que possamos retirá-lo do acompanhamento. O desfecho pode ser a recuperação total ou algum caso indesejado de complicações maiores. 

Os resultados/reflexão 

Jorge disse que o maior benefício que a PSA Marine Peru obteve com o projeto foi poder retornar às suas funções diárias sem que a pandemia ocupe a maior parte da jornada de trabalho. O projeto reduziu horas de dedicação na elaboração de relatórios e desta forma os trabalhadores da área da saúde podem se dedicar às outras responsabilidades. 

Perguntamos ao Jorge o que ele acha sobre a facilidade de atualizar o relatório. A resposta foi: “Tão fácil quanto apertar um botão”. “Obviamente não é mágica, o trabalhador tem que preencher o formulário.” 

E quando perguntado por que quiz fazer um acompanhamento tão detalhado das coisas, além do que foi exigido do ponto de vista regulamentário, Jorge respondeu: “O principal é que consideramos que cada trabalhador é extremamente importante na organização e queríamos ter certeza de que estávamos atendendo a todos os requisitos para cuidar de cada um deles.” 

Olhando para o futuro 

Jorge disse que está bastante satisfeito com o resultado e foi motivado a fazer algumas outras coisas aproveitando o aprendizado com este projeto e está ansioso para compartilhar conosco algumas outras idéias que estão se tornando realidade (em breve). Eles tiveram 2 auditorias externas que revisaram esse fluxo e o projeto chama a atenção dos auditores que parabenizaram a equipe pelo trabalho realizado e pela forma como tem sido sustentado. 

Sobre o valor agregado que a Helm trouxe à sua organização, Jorge disse: “A agilidade nos nossos processos é o principal… há lacunas a preencher, mas é algo que acredito que nunca devemos deixar de ter. As lacunas existem justamente porque identificamos novas maneiras de fazer as coisas ou diferentes maneiras de fazê-las melhor.   

À pergunta: O que você diria para qualquer um que esteja pensando em trabalhar com a Helm? Você recomendaria isto? Por que ou por que não? Jorge respondeu: “Definitivamente sim, eu recomendaria. De fato, é muito fácil de usar, é muito amigável, muito intuitivo, muito versátil também para integrar com outros sistemas, por isso sim.” E ele enfatizou que sua parte favorita de trabalhar com a equipe da Helm são as pessoas, ele disse que somos muito divertidos! 

Jorge falou que o maior desafio era fazer um projeto baseado em algo que eles não conheciam, mas afirmou: “No entanto, superamos trabalhando em equipe e nos colocando no maior número de situações possíveis”. 

Agradecemos à PSA Marine Peru e ao Jorge por compartilhar essa experiência conosco e nos permitir fazer parte dessa equipe.