En julio de 2020, Portugs, compañía portuguesa de operaciones portuarias del Grupo Sousa, hizo un cambio innovador en sus operaciones con el fin de simplificar un proceso manual laborioso y mejorar la comunicación con sus agentes. Mediante una integración entre Helm CONNECT y su email client existente, Mailgun, Portugs ahora envía correos electrónicos de confirmación de orden automáticamente una vez que se programan los trabajos. Este cambio, que ha mejorado la comunicación con sus agentes y reducido drásticamente los errores, permite a Portugs facturar más rápido, maximizando así sus ingresos de facturación y mejorando su flujo de caja.
Cuando Portugs cambió de propietario en enero de 2020, su Gerente de Operaciones, Rui Rolo, recibió la tarea de elegir un nuevo sistema para administrar sus operaciones. Durante su búsqueda, Rui encontró muy pocos sistemas que pudieran ofrecer una solución completa para el remolque portuario, hasta que recordó Helm CONNECT. Nuestro software lo sorprendió con su potencia y flexibilidad, dejando clara su decisión. “El sistema es fácil de usar y muy personalizable”, nos dijo Rui. “Una vez que comprende la lógica detrás de esto, puede hacer casi cualquier cosa sin tener que solicitar cambios a los desarrolladores”.
A principios de 2020, Rui comenzó a trabajar con nuestro equipo latinoamericano para implementar Helm CONNECT en Portugs. Al principio del proyecto, Rui explicó que uno de sus mayores problemas era la deficiencia en la comunicación con los agentes y clientes locales. “Los clientes llamarán al agente local para reservar un trabajo y luego el agente se comunicará con nosotros para reservarlo. Si hay un malentendido entre nosotros y el agente o el cliente, nunca sabremos quién está diciendo la verdad porque no hay una confirmación escrita de lo que se discutió. A menudo, esto conduce a una pérdida de tiempo e ingresos. Intentamos enviar correos electrónicos a los agentes después de nuestra llamada para confirmar los detalles, pero cuando teníamos varios trabajos con diferentes agentes, se volvía demasiado complicado administrar ese proceso manual”. Nuestro gerente de cuentas, Diego Vasquez, presentó una solución al problema de Rui y, después de algunas investigaciones y pruebas, pudieron apalancar las reglas de negocio en Helm CONNECT Jobs y hacer una integración con Portugs’ email client, Mailgun, para extraer información de la orden desde Helm CONNECT y enviar correos electrónicos de confirmación automáticamente a los agentes.
Para los operadores de Portugs, el nuevo flujo de trabajo fue fácil de aprender porque los pasos eran idénticos a los anteriores. Aún reservan el trabajo por teléfono con el agente e ingresan los detalles en la pantalla de ordenes en Helm CONNECT, pero ahora, en lugar de tener que escribir un correo electrónico de confirmación al agente después de cada llamada, simplemente seleccionan “1” en un campo personalizado en la orden llamado “correo electrónico” y dejan que las reglas de negocio en Helm CONNECT hagan el resto. En Portugs, “1” significa “confirmación de reserva”, por lo que cuando se ingresa en el campo de correo electrónico, la regla de negocio extrae los datos de la pantalla de la orden y envía un correo electrónico de confirmación de reserva al agente indicado. Si se solicitan cambios, el operador simplemente vuelve a la orden y actualiza el campo de correo electrónico a “2”, que significa “modificación de reserva”, lo que activa otro correo electrónico que se enviará al agente con los detalles actualizados.
Portugs ha estado utilizando la integración entre Helm CONNECT y Mailgun desde julio de 2020 y ha estado funcionando sin problemas desde entonces. “Este nuevo proceso ya nos ha ahorrado dinero”, nos dijo Rui. “Hubo algunas veces en las que el agente nos llamó para decirnos que enviamos un remolcador adicional o llegamos temprano, pero con la confirmación por correo electrónico podemos demostrar rápidamente que la orden no era para eso y que no se solicitaron cambios. Antes de recibir esos correos electrónicos, no podíamos probar nada, por lo que perdíamos ingresos. Ahora, los errores rara vez ocurren, pero cuando ocurren, se resuelven rápidamente. En general, la implementación de este proceso ha reducido los errores y nos ha permitido facturar más rápido. Ha maximizado nuestra facturación y mejorado el flujo de caja general de la empresa”.
“Creo que los agentes también se benefician de la comunicación adicional que brindan los correos electrónicos. Una vez, nuestro operador olvidó actualizar el campo de correo electrónico para activar el correo electrónico de confirmación, y recibimos una llamada preocupada del agente pensando que había un problema”, continuó Rui. “Los agentes siempre están muy ocupados, por lo que tener esta confirmación por correo electrónico como parte del proceso les evita dedicar una gran cantidad de tiempo resolviendo problemas debido a la falla de comunicación en torno de una orden”. Tener los detalles en un correo electrónico también permite a los agentes reenviarlos rápidamente a los clientes, reforzando aún más la información y aumentando la comunicación y la transparencia entre todas las partes involucradas.
Portugs está muy contenta con los resultados que están viendo, así como con el apoyo continuo que han recibido del equipo de Helm. Según Rui, “El apoyo y la comunicación que hemos recibido de Diego y el equipo en Brasil ha sido increíble. Vino a Lisboa por una semana y, después de que se fue, siempre estuvimos hablando en línea. Incluso ahora, tenemos un grupo en Whatsapp y siempre que necesito algo de ellos, les envío un mensaje y siempre responden rápidamente “.
Mirando hacia el futuro, Rui está animado de seguir trabajando con Helm, “En este momento, tenemos sistemas separados para todo. Helm CONNECT para operaciones, otro para mantenimiento, otro para nómina, etc. Ahora que he visto la eficiencia de Helm CONNECT, quiero centrarme en eliminar sistemas innecesarios y trasladar cosas como nuestro mantenimiento y tripulación a Helm CONNECT”.
Gracias a Rui y Portugs por compartir su historia. Si desea obtener más información sobre nuestras opciones de integración o ver cómo puede utilizar el potencial de las reglas de negocio en Helm CONNECT para maximizar sus ingresos de facturación, comuníquese con nuestro equipo hoy mismo . ¡Nos encantaría ayudarlo!
